Το τελευταίο διάστημα ο όρος "ηλεκτρονική τιμολόγηση" έχει μπει πιο έντονα στην καθημερινότητα του ελληνικού επιχειρηματικού κόσμου. Η διαδικασία ψηφιοποίησης των συναλλαγών έχει ξεκινήσει εδώ και μερικά χρόνια, αλλά το ενδιαφέρον μοιάζει να έχει αναζωπυρωθεί καθώς οδεύουμε πλέον προς την εφαρμογή της υποχρεωτικότητας στην ηλεκτρονική τιμολόγηση για συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων (B2B) — μια εξέλιξη που αναμένεται να αλλάξει δεδομένα δεκαετιών. Δεν υπάρχει λόγος για πανικό, όμως, καθώς η έγκαιρη και ομαλή μετάβαση στα νέα δεδομένα μπορεί να γίνει απρόσκοπτα.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση: τι είναι και τι ισχύει σήμερα
Προτού δούμε πώς μία επιχείρηση μπορεί να προετοιμαστεί, ας αναλύσουμε τι είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση και ποιες είναι οι τελευταίες εξελίξεις. Ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η ψηφιακή διαβίβαση παραστατικών (τιμολόγια, αποδείξεις, δελτία αποστολής) μεταξύ των μερών μίας συναλλαγής αλλά και με την πλατφόρμα myDATA. Η μορφή των παραστατικών ακολουθεί συγκεκριμένα πρότυπα και έτσι η διαχείρισή τους μπορεί να αυτοματοποιηθεί μέσω ενός συστήματος ηλεκτρονικής τιμολόγησης από πιστοποιημένο πάροχο. Δεν μιλάμε δηλαδή για ηλεκτρονική ανταλλαγή αρχείων μέσω e-mail, αλλά για μία πλήρως τυποποιημένη, ψηφιακή διαδικασία διαβίβασης παραστατικών.
Μέχρι στιγμής έχουν ψηφιοποιηθεί οι συναλλαγές με το Δημόσιο (B2G), ενώ βρισκόμαστε και στην Α’ φάση υποχρεωτικής εφαρμογής του Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής. Η υποχρεωτικότητα για το Δελτίο Αποστολής επεκτείνεται από τον Ιούνιο του 2025 σε επιχειρήσεις με ετήσιο τζίρο άνω των €200.000, ενώ τον Σεπτέμβριο του ίδιου έτους ολοκληρώνεται η υποχρεωτική εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τις συναλλαγές με το Δημόσιο μέσω Παρόχου. Παράλληλα, διαμορφώνεται το πλαίσιο για την εφαρμογή της υποχρεωτικότητας στις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων (B2B), με το σχετικό πλαίσιο να βρίσκεται υπό διαμόρφωση. Και εδώ η υλοποίηση θα πραγματοποιηθεί σε φάσεις, οπότε σταδιακά όλες οι επιχειρήσεις θα υποχρεωθούν να ψηφιοποιήσουν τις B2B συναλλαγές τους.
Τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Για μια επιχείρηση που δεν υποχρεούται να εκδώσει και να διαβιβάσει ηλεκτρονικά τα παραστατικά της, το κίνητρο αλλαγής διαδικασιών μοιάζει μικρό. Τα τεράστια οφέλη που αποκομίζονται από την ηλεκτρονική τιμολόγηση, όμως, μετατρέπουν την υιοθέτησή της σε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα! Εξαλείφοντας τα παραστατικά σε φυσική μορφή, όλες οι επιχειρήσεις μπορούν να μειώσουν το λειτουργικό τους κόστος. Αυτό επιτυγχάνεται χάρη στην αυτοματοποίηση της διαχείρισης των παραστατικών, η οποία μειώνει τόσο την πιθανότητα ανθρώπινου λάθους όσο και τη σπατάλη εργατοωρών για την έκδοση, αποστολή, και αρχειοθέτηση των τιμολογίων.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου για μέγιστο όφελος
Η επιλογή της λύσης ηλεκτρονικής τιμολόγησης EINVOICING από τον πιστοποιημένο πάροχο SOFTONE IMPACT μεγιστοποιεί το όφελος καθώς συνοδεύεται από μία σειρά επιπλέον πλεονεκτημάτων. Η υπηρεσία βασίζεται στην cloud υποδομή Microsoft Azure κάτι που σημαίνει πως παρέχει κορυφαία διαθεσιμότητα. Έτσι εξασφαλίζεται η διαβίβαση όλων των παραστατικών σε πραγματικό χρόνο και η απόλυτη συμμόρφωση με τις ισχύουσες διατάξεις. Η αξιοπιστία του EINVOICING επισημαίνεται από το γεγονός πως το σύστημα έχει λάβει πιστοποίηση ISO 27001, η οποία αφορά την τήρηση δεδομένων με υψηλά πρότυπα ασφάλειας. Επιπλέον, η SOFTONE IMPACT αξιοποιεί Peppol Access Point για την ασφαλή και έγκαιρη διακίνηση των παραστατικών μέσω του δικτύου Peppol.
Η cloud αρχιτεκτονική επιτρέπει στην SOFTONE IMPACT να παρέχει και άμεσες αναβαθμίσεις όταν υπάρξουν νομοθετικές αλλαγές, έτσι ώστε να διασφαλίζεται η συμμόρφωση ανά πάσα στιγμή. Επενδύοντας στο EINVOICING, μία επιχείρηση απαλλάσσεται και από το κόστος απόκτησης εξειδικευμένου hardware αλλά και της εγκατάστασης/συντήρησής του. Όλα τρέχουν μέσω web και η λειτουργικότητα είναι διαθέσιμη από οπουδήποτε, αρκεί να υπάρχει σύνδεση στο internet.
Προετοιμαστείτε κατάλληλα πριν την καθολική υποχρεωτικότητα
Ο μακροπρόθεσμος στόχος του Υπουργείου Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών είναι όλες οι συναλλαγές να γίνουν ψηφιακές. Άρα η ηλεκτρονική τιμολόγηση θα ενταχθεί, αργά ή γρήγορα, στην καθημερινότητα όλων των επιχειρήσεων. Ενεργώντας από νωρίς, χωρίς να περιμένετε να έρθει η υποχρεωτικότητα και στις δικές σας συναλλαγές, μπορείτε να επωφεληθείτε από τα σημαντικά πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης σήμερα κιόλας. Με το EINVOICING της SOFTONE IMPACT είστε προετοιμασμένοι για οποιαδήποτε μελλοντική αλλαγή, εξασφαλίζοντας την ομαλή μετάβαση στα ψηφιακά παραστατικά, όποτε κι αν αυτή γίνει υποχρεωτική, σε όποιο κλάδο κι αν δραστηριοποιείται η επιχείρησή σας.
Μάθετε περισσότερα για την υπηρεσία EINVOICING της SOFTONE IMPACT εδώ.
Μάθετε περισσότερα για τις λύσεις της ENTERSOFT-SOFTONE, μέλος του Ομίλου Olympia, εδώ.