Σε έναν ψηφιακό κόσµο, οι νέες τεχνολογίες βοηθούν τις επιχειρήσεις να αυξήσουν την παραγωγικότητά τους και κατ’ επέκταση την ανταγωνιστικότητά τους, απλοποιώντας διαδικασίες και αξιοποιώντας δεδοµένα στη λήψη των αποφάσεων. Η διαχείριση των εταιρικών εξόδων, ωστόσο, παραµένει µια διαδικασία µε χαµηλό βαθµό ψηφιοποίησης στις ελληνικές επιχειρήσεις. Αυτό κρύβει κινδύνους για τους οργανισµούς, καθώς οδηγεί σε αυξηµένα –κρυφά– κόστη, τα οποία στις περισσότερες περιπτώσεις είναι δύσκολο να εντοπιστούν και να ποσοτικοποιηθούν, ενώ αφήνει ανεκµετάλλευτο ένα σηµαντικό πλήθος δεδοµένων. Ακόµα, σηµαντικές είναι οι επιπτώσεις και στην ικανοποίηση των εργαζοµένων, τόσο για τα τµήµατα λογιστηρίου, που επηρεάζονται πιο άµεσα, καθώς εκτελούν επαναλαµβανόµενες εργασίες χαµηλής προστιθέµενης αξίας, όσο και για το σύνολο των εργαζοµένων, που δαπανούν χρόνο και συχνά προκαταβάλλουν προσωπικούς πόρους µέχρι την αποζηµίωση του εξόδου από την εταιρεία.
Οι προκλήσεις που καλείται να αντιµετωπίσει µια εταιρεία από τη µη ψηφιοποίηση της διαχείρισης των εταιρικών εξόδων είναι πολλές! Δυσκολία στην τήρηση και παρακολούθηση της πολιτικής εταιρικών εξόδων, που µπορεί να επιδεινωθεί από τον ανεπαρκή έλεγχο στην έγκριση των δαπανών, κίνδυνος απώλειας κεφαλαίων και απάτης, καθώς και καθυστερήσεις στην αποζηµίωση των εργαζοµένων. Στο σηµείο αυτό δεν µπορούµε να παραλείψουµε και τη δυσκολία συλλογής και οργάνωσης των παραστατικών, καθώς η ελλιπής συγκέντρωσή τους µπορεί να οδηγήσει σε µη συµµόρφωση µε τα φορολογικά πρότυπα και απαιτήσεις. Γίνεται, λοιπόν, φανερό ότι, χωρίς την πλήρη εικόνα των εξόδων, ένας οργανισµός συναντά σηµαντικά εµπόδια στην προσπάθεια για εξορθολογισµό και βελτίωση των διαδικασιών του.
O χρόνος που απαιτείται για τη διενέργεια µιας αναφοράς εταιρικού εξόδου µπορεί να ξεπεράσει τα 20 λεπτά, ενώ το γεγονός ότι περίπου το 20% των αναφορών περιέχει λάθη επιβαρύνει περαιτέρω τους χρόνους διαχείρισης. Η ψηφιοποίηση της διαχείρισης των εταιρικών εξόδων µπορεί να προσφέρει πολλαπλά οφέλη σε έναν οργανισµό: από τη δραστική µείωση του κόστους µέχρι την αυξηµένη ικανοποίηση των ανθρώπων του.
Μια παράµετρος που δεν θα πρέπει να παραβλέψουµε είναι ότι οι εταιρικές δαπάνες αποτελούν πολύτιµα εταιρικά δεδοµένα, τα οποία συχνά µένουν ανεκµετάλλευτα. Η χρήση τεχνολογιών τεχνητής νοηµοσύνης (ΑΙ) στην ανάλυση των εταιρικών δαπανών µπορεί να πολλαπλασιάσει τα οφέλη για τις εταιρείες. Από τον ευκολότερο εντοπισµό περιπτώσεων συµµόρφωσης και απάτης µέχρι την παρακολούθηση κόστους και budget σε σχεδόν πραγµατικό χρόνο και από την πρόβλεψη και ανάπτυξη πολλαπλών σεναρίων εύκολα και µε ακρίβεια έως τη βελτιστοποίηση ταµειακών ροών και κεφαλαίων. Σηµαντικά βοηθητικός µπορεί να είναι επίσης ο εξορθολογισµός των προµηθευτών και η αξιοποίηση των ESG & sustainability signals.
H Edenred δραστηριοποιείται στον τοµέα της διαχείρισης εταιρικών εξόδων από το 2016, µέσω της λύσης Spendeo, η οποία αποτελεί ένα end-2-end ψηφιακό οικοσύστηµα διαχείρισης εταιρικών εξόδων. Το οικοσύστηµα Spendeo βασίζεται στον έλεγχο, στη διαφάνεια, την ευελιξία και την ευκολία διαχείρισης. Μέσα από ένα 100% ψηφιακό ταξίδι, τόσο για τον εργαζόµενο όσο και για τις υπόλοιπες οµάδες του οργανισµού (λογιστήριο, HR κ.ά.), µειώνονται οι χρόνοι διαχείρισης και εξασφαλίζεται η τήρηση των πολιτικών του οργανισµού. Το οικοσύστηµα αποτελείται από τις προπληρωµένες κάρτες Spendeo, τη mobile εφαρµογή της Edenred µε την οποία οι εργαζόµενοι µπορούν να διαχειριστούν την κάρτα τους (υπόλοιπο, ιστορικό συναλλαγών, κλείδωµα κάρτας, προσθήκη σε ψηφιακό πορτοφόλι κτλ.), την online πλατφόρµα παραγγελιών, όπου οι εταιρείες έχουν τη δυνατότητα να εκδίδουν και να παραµετροποιούν τις κάρτες σε πραγµατικό χρόνο επιλέγοντας τις επιθυµητές κατηγορίες χρήσης (π.χ. καύσιµα, διαµονή κτλ.), και την πλατφόρµα Spendeo+. Μέσω της τελευταίας, ψηφιοποιείται η διαδικασία αναφοράς και έγκρισης των εξόδων.
Η πλατφόρµα προσφέρει 4 διαφορετικούς ρόλους και δικαιώµατα πρόσβασης για µέγιστη ασφάλεια και εµπιστευτικότητα των εταιρικών δεδοµένων και τη δυνατότητα δηµιουργίας εγκριτικών ροών. Μέσω αυτής, υποβάλλονται και ελέγχονται οι αναφορές εξόδων, συλλέγονται ψηφιακά τα αντίστοιχα παραστατικά και τα οικονοµικά τµήµατα αποκτούν πρόσβαση σε πολύτιµα δεδοµένα, τα οποία µπορούν να επεξεργαστούν.
Η διαχείριση των εταιρικών εξόδων αποτελεί, για πολλούς οργανισµούς, ίσως ένα από τα τελευταία αναλογικά "προπύργια" σε έναν ψηφιακό κόσµο που εξελίσσεται και αλλάζει γρήγορα. Η ψηφιοποίηση των διαδικασιών αυτών κρίνεται νευραλγική, δηµιουργώντας σηµαντικά οικονοµικά οφέλη και τήρηση των επιθυµητών πολιτικών. Επιπρόσθετα, οργανώνει τα δεδοµένα και βελτιώνει την ποιότητά τους, εξασφαλίζοντας τη βάση για την αποτελεσµατική χρήση τεχνολογιών ΑΙ. Οι νέες τεχνολογίες βελτιώνουν σηµαντικά την ανταγωνιστικότητα των οργανισµών και στην Edenred δεσµευόµαστε για την παροχή σύγχρονων λύσεων που τις αξιοποιούν και συµβάλλουν στη δηµιουργία ενός καλύτερου κόσµου εργασίας για όλους!